Account Receivable & Collection Staff

Founded in 1994, Sumber Jaya Motor has a rich history of serving Indonesia's automotive industry. We have established ourselves as a reliable and trusted supplier of spare parts. Our team boasts extensive knowledge of both local and imported parts, ensuring we can meet the specific needs of your vehicle.

AR STAFF

• SJM Autoparts
• Penempatan : Sawah Besar - Jakarta Pusat

B. JOB DESCRIPTION

• AR Administration
• Melakukan input dan update data piutang customer secara akurat.
• Membuat dan/atau menyiapkan invoice berdasarkan dokumen transaksi.

Memastikan kelengkapan dokumen pendukung invoice, seperti Invoice, Surat Jalan, Faktur Pajak, PO, tanda terima barang, dan dokumen pendukung lainnya.

• Mengirimkan invoice dan dokumen penagihan kepada customer.
• Melakukan filing dokumen AR secara rapi dan sistematis.
• Memastikan seluruh transaksi penjualan kredit telah tercatat dalam sistem.
• Monitoring Piutang
• Melakukan monitoring saldo piutang setiap customer.
• Memantau invoice berdasarkan tanggal jatuh tempo.
• Membuat dan meng-update
• AR Aging Report
• Mengidentifikasi piutang yang belum jatuh tempo, jatuh tempo, overdue, maupun berpotensi bermasalah.
• Memastikan tidak terdapat invoice yang terlewat dalam proses monitoring.
• Collection / Penagihan
• Melakukan follow-up pembayaran kepada customer sesuai jadwal.
• Menghubungi customer melalui telepon, WhatsApp, email, atau media komunikasi lainnya.
• Mengirimkan reminder pembayaran sebelum dan setelah jatuh tempo.
• Meminta konfirmasi tanggal pembayaran dari customer.
• Melakukan follow-up terhadap invoice yang overdue.
• Melakukan
• penagihan secara langsung/on-site ke kantor atau lokasi customer
• sesuai kebutuhan dan arahan atasan.
• Melakukan kunjungan ke customer untuk menindaklanjuti invoice yang telah jatuh tempo atau memiliki kendala pembayaran.
• Berkoordinasi dengan PIC Finance/Accounting/Account Payable customer terkait status invoice dan rencana pembayaran.
• Membawa dan menyerahkan dokumen penagihan yang diperlukan saat melakukan kunjungan customer.
• Meminta konfirmasi atau komitmen tanggal pembayaran dari customer.
• Mendokumentasikan hasil setiap proses collection, termasuk hasil kunjungan on-site.
• Membuat
• Collection/Visit Report
• setelah melakukan penagihan langsung.
• Melakukan follow-up kembali sesuai hasil dan komitmen pembayaran customer.
• Mengeskalasi piutang yang bermasalah kepada atasan.
• Berkoordinasi dengan Sales apabila diperlukan untuk membantu penyelesaian kendala collection.
• Customer Visit & Collection
• Menyusun jadwal kunjungan customer berdasarkan prioritas outstanding dan aging piutang.

Menentukan prioritas customer yang perlu dilakukan penagihan langsung berdasarkan nilai piutang, umur piutang, dan risiko keterlambatan pembayaran.

• Melakukan kunjungan langsung ke kantor atau lokasi customer secara profesional.
• Melakukan koordinasi dengan PIC terkait untuk memperoleh informasi status invoice dan pembayaran.
• Memastikan dokumen penagihan telah diterima oleh customer apabila diperlukan.
• Meminta bukti penerimaan dokumen atau tanda terima penagihan.
• Mendapatkan informasi mengenai kendala pembayaran dan estimasi tanggal pembayaran.
• Membuat laporan hasil kunjungan kepada atasan.
• Melakukan monitoring atas hasil kunjungan sampai pembayaran diterima.
• Payment & Cash Receipt
• Menerima dan memonitor informasi pembayaran dari customer.
• Melakukan pengecekan pembayaran yang masuk berdasarkan rekening perusahaan.
• Melakukan matching pembayaran dengan invoice terkait.
• Memastikan pembayaran customer dialokasikan ke invoice yang benar.
• Menginformasikan pembayaran yang telah diterima kepada Finance/Accounting.
• Menindaklanjuti pembayaran yang belum dapat diidentifikasi.
• Rekonsiliasi AR
• Melakukan rekonsiliasi saldo piutang customer secara berkala.
• Mencocokkan data AR dengan pembayaran yang diterima.
• Menindaklanjuti perbedaan saldo dengan customer maupun internal.
• Melakukan pengecekan outstanding invoice.
• Memastikan saldo AR dalam sistem sesuai dengan dokumen dan kondisi aktual.
• AR Reporting

Membuat dan menyampaikan laporan secara berkala, antara lain

• AR Aging Report.
• Outstanding Invoice Report.
• Overdue AR Report.
• Collection Report.
• Customer Payment Report.
• Rekapitulasi piutang per customer.
• Laporan status penagihan.
• Laporan piutang bermasalah.
• Collection/Visit Report
• untuk kunjungan penagihan customer.
• Credit Control Support
• Membantu monitoring limit kredit customer.
• Memastikan transaksi customer memperhatikan credit term yang telah ditetapkan.
• Memberikan informasi kepada atasan apabila terdapat customer dengan overdue yang signifikan.
• Membantu memberikan data AR sebagai pertimbangan untuk pemberian/penyesuaian credit limit.
• Melakukan monitoring customer yang mendekati atau melewati batas kredit.
• Document Control & Compliance
• Memastikan dokumen AR tersimpan dengan baik dan mudah ditelusuri.
• Menjaga kerahasiaan data customer dan informasi keuangan perusahaan.
• Memastikan proses AR mengikuti SOP perusahaan.
• Mendukung proses audit internal maupun eksternal.
• Menyiapkan dokumen yang diperlukan saat audit.
• Improvement
• Mengidentifikasi kendala dalam proses invoicing dan collection.
• Memberikan usulan perbaikan proses AR.
• Membantu meningkatkan ketepatan waktu collection.
• Membantu mengurangi outstanding dan overdue piutang.
• Mengembangkan sistem monitoring AR yang lebih efektif.

D. JOB SPECIFICATION

• Education
• Minimal D3/S1 Akuntansi, Keuangan, Manajemen, atau bidang terkait.
• Experience
• Minimal 2 tahun pengalaman di bidang Account Receivable, Finance, Accounting, atau Collection.
• Pengalaman di perusahaan
• distributor, supplier, trading, automotive, sparepart, atau B2B
• menjadi nilai tambah.
• Technical Competencies
• Memahami dasar Account Receivable.
• Memahami proses invoicing dan collection.
• Memahami AR Aging.
• Memahami rekonsiliasi pembayaran.
• Memahami dasar accounting.
• Menguasai Microsoft Excel.
• Mampu menggunakan sistem/accounting software menjadi nilai tambah.
• Mampu membuat laporan AR dengan rapi dan akurat.
• Communication & Collection Skills
• Mampu berkomunikasi dengan customer secara profesional.
• Mampu melakukan follow-up pembayaran dengan tegas namun tetap menjaga hubungan baik.
• Mampu melakukan
• collection secara langsung/on-site ke kantor customer
• Mampu melakukan koordinasi dengan PIC Finance/Accounting/Account Payable customer.
• Mampu melakukan negosiasi sederhana terkait jadwal pembayaran.
• Bersedia melakukan perjalanan/kunjungan ke lokasi customer sesuai kebutuhan pekerjaan.
• Personal Characteristics
• Teliti dan detail.
• Terorganisir.
• Tegas dalam melakukan collection.
• Bertanggung jawab.
• Memiliki integritas tinggi.
• Disiplin terhadap deadline.
• Proaktif dalam melakukan follow-up.
• Mampu bekerja dengan target.
• Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan customer.
• Memiliki kemampuan interpersonal yang baik.