Tanggung Jawab
1. TUJUAN JABATAN
Mendukung pengelolaan dan pelaksanaan program Pengabdian kepada Masyarakat (Abdimas) melalui pengelolaan administrasi, data, dokumentasi, koordinasi, dan dukungan operasional secara tertib dan sistematis.
Posisi ini menjadi penghubung antara LPPM, dosen/tim pelaksana, program studi, mitra masyarakat, dan stakeholder eksternal, serta memastikan ketersediaan data dan dokumen untuk kebutuhan pelaporan, monitoring, evaluasi, akreditasi, standardisasi, dan kebutuhan kelembagaan.
2. TANGGUNG JAWAB UTAMA
- KRA 1 – Administrasi dan Dokumentasi Program Abdimas
- KRA: Tersedianya administrasi dan dokumentasi program Abdimas yang tertib, lengkap, dan mudah diakses.
- KPI: Kelengkapan dokumen, ketepatan waktu administrasi, kemudahan akses dokumen, dan minimnya kesalahan administrasi.
- KRA 2 – Pengelolaan Data dan Informasi Abdimas
- KRA: Tersedianya data program, mitra, kegiatan, dan luaran Abdimas yang akurat dan terstruktur.
KPI: Data terbarui, mudah diakses, dan dapat memenuhi kebutuhan pelaporan, evaluasi, akreditasi, serta kebutuhan institusi secara tepat waktu.
- KRA 3 – Dukungan Pelaksanaan Program Abdimas
- KRA: Terlaksananya dukungan administratif dan operasional program Abdimas secara efektif.
- KPI: Kebutuhan program terpenuhi, koordinasi dengan pihak terkait berjalan baik, dan tindak lanjut pekerjaan dilakukan tepat waktu.
- KRA 4 – Dokumentasi, Publikasi, dan Diseminasi
- KRA: Tersedianya dokumentasi dan materi publikasi yang menggambarkan pelaksanaan, luaran, dan dampak program Abdimas.
- KPI: Kegiatan terdokumentasi dengan baik dan materi publikasi/diseminasi tersedia sesuai kebutuhan.
- KRA 5 – Monitoring, Evaluasi, dan Dampak Program
- KRA: Tersedianya data dan dokumentasi yang mendukung monitoring dan evaluasi program Abdimas.
- KPI: Perkembangan program, luaran, dan dampak kegiatan dapat dihimpun dan terdokumentasi dengan baik.
- KRA 6 – Akreditasi, Standardisasi, dan Kebutuhan Kelembagaan
- KRA: Tersedianya data dan bukti pendukung kegiatan Abdimas untuk kebutuhan akreditasi, standardisasi, audit, dan pelaporan institusi.
- KPI: Dokumen pendukung lengkap, mudah ditelusuri, dan dapat disediakan tepat waktu.
3. KEWENANGAN
Staf Pengabdian kepada Masyarakat memiliki kewenangan untuk
- Mengelola dan menindaklanjuti administrasi rutin program Abdimas.
- Meminta dan melakukan follow-up data/dokumen kepada pihak terkait.
- Mengelola data, dokumen, dan arsip program Abdimas.
- Melakukan koordinasi administratif dan teknis untuk kegiatan yang telah disetujui.
- Menentukan prioritas pekerjaan berdasarkan urgensi dan deadline.
- Melakukan dokumentasi kegiatan dan pengelolaan materi pendukung program.
4. HUBUNGAN KERJA
Internal
Dosen/tim pelaksana Abdimas, Program Studi/Kaprodi, Koordinator Pengabdian kepada Masyarakat, Tim LPPM, dan unit terkait di universitas — untuk koordinasi program, administrasi, data, dokumentasi, monitoring, pelaporan, dan luaran Abdimas.
Eksternal
Mitra masyarakat, UMKM, komunitas, pemerintah, institusi pendidikan, organisasi/NGO, vendor, dan mitra kerja sama — untuk koordinasi pelaksanaan program, kebutuhan administratif, pengumpulan data, dokumentasi, monitoring, dan kegiatan kolaboratif.
5. TANTANGAN
- Mengelola kebutuhan administrasi dan pelaporan Abdimas yang dinamis dan terkadang mendadak.
- Menjaga ketelitian dan ketepatan waktu dalam pengelolaan data, dokumen, laporan, dan pertanggungjawaban kegiatan.
- Menangani beberapa program Abdimas secara bersamaan dengan prioritas yang dapat berubah.
- Menyeimbangkan pekerjaan administratif dengan kebutuhan koordinasi dan kegiatan lapangan.
- Berkoordinasi dengan mitra masyarakat dan stakeholder yang memiliki karakter serta kebutuhan yang beragam.
- Beradaptasi dengan program, hibah Abdimas, kerja sama, dan peluang kolaborasi baru.
- Menghimpun dan mendokumentasikan proses, luaran, perubahan, serta dampak program Abdimas untuk kebutuhan evaluasi dan pelaporan.
Kualifikasi
Pendidikan minimal Sarjana. Fresh graduate maupun kandidat yang telah memiliki pengalaman kerja dapat melamar.
Pengalaman di bidang administrasi, project management, community development, social development, event management, organisasi, maupun bidang terkait menjadi nilai tambah.
Pengalaman dalam organisasi kemahasiswaan, kepanitiaan, kegiatan sosial, pemberdayaan masyarakat, atau kegiatan yang melibatkan koordinasi dengan berbagai pihak dapat dipertimbangkan sebagai pengalaman yang relevan.
Pengalaman berinteraksi langsung dengan masyarakat, komunitas, UMKM, organisasi sosial, maupun stakeholder eksternal menjadi nilai tambah.
Pengalaman dalam penyusunan dokumen, pengelolaan data, penyusunan laporan, dokumentasi kegiatan, maupun pengelolaan administrasi program menjadi nilai tambah.
Pengalaman membuat konten visual, dokumentasi foto/video, pengelolaan media sosial, atau publikasi kegiatan menjadi nilai tambah.