Document Admin

Deskripsi pekerjaan Document Admin SPUN (PT Solutopia Untuk Nusantara)

Mengelola proses pengajuan visa dari awal hingga akhir, serta memastikan koordinasi berjalan lancar antara klien, petugas lapangan (field officer), dan pihak berwenang terkait. Posisi ini sangat cocok untuk seseorang yang teliti, terorganisir, dan berpengalaman dalam menangani dokumen perjalanan serta prosedur kedutaan.

Tanggung Jawab

Menerima, mengelola, dan memproses seluruh dokumen persyaratan pengajuan visa dari klien.

Memastikan seluruh dokumen terkait visa lengkap dan diserahkan tepat waktu, mulai dari pengumpulan awal hingga penyerahan ke kedutaan/pusat pengajuan visa (visa center).

• Menyiapkan dan memperbarui status dokumen di sistem internal.
• Mengatur jadwal janji temu visa (jika diperlukan) dan memberikan instruksi yang jelas kepada klien.
• Memberikan pembaruan informasi secara berkala dan mendampingi klien selama proses pengajuan visa hingga keputusan akhir (disetujui/ditolak).
• Mengisi formulir, menyiapkan dokumen, dan menyusun berkas sesuai dengan panduan kedutaan/pusat pengajuan visa.

Menangani layanan tambahan (add-on services) untuk mendukung proses pengajuan visa jika diperlukan (seperti travel itinerary, pemesanan hotel, tiket pesawat, asuransi perjalanan, dll).

Kualifikasi

• Memiliki pengalaman 1-2 tahun dalam penanganan visa, operasional agen perjalanan (travel agency), atau peran administratif terkait.
• Memahami prosedur kedutaan dan persyaratan dokumen (diutamakan).
• Teliti dan mampu menjalankan banyak tugas (multitasking) di bawah tekanan waktu.
• Keterampilan komunikasi yang sangat baik, baik lisan maupun tulisan.
• Kemampuan bahasa Inggris yang baik (tulis dan lisan).
• Mampu bekerja secara mandiri maupun berkolaborasi dengan tim internal dan mitra eksternal.
• Mampu menentukan prioritas tugas.
• Memiliki laptop pribadi untuk bekerja