General Affairs Supervisor

Tanggung Jawab

Memimpin, mengawasi, dan mengarahkan seluruh aktivitas General Affairs untuk memastikan operasional perusahaan berjalan efektif dan efisien.

Mengawasi dan memastikan pengelolaan pembayaran rutin, aset, fasilitas, kendaraan operasional, perizinan, perpanjangan, pemeliharaan, serta dokumen legal perusahaan berjalan sesuai ketentuan.

Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap administrasi, pengarsipan, dan dokumentasi General Affairs agar terdokumentasi dengan rapi, lengkap, dan mudah ditelusuri.

Menggunakan sistem/aplikasi administrasi, aset, fasilitas, perizinan, dan pelaporan secara optimal untuk meningkatkan akurasi data, kecepatan monitoring, serta kemudahan penelusuran dokumen.

Memberikan feedback terhadap kendala sistem, prosedur, atau alur kerja General Affairs serta mengusulkan perbaikan agar pekerjaan lebih mudah, efektif, dan efisien.

Mengelola hubungan kerja sama dengan vendor, supplier, kontraktor, ekspedisi, dan instansi pemerintah terkait, termasuk melakukan negosiasi untuk memperoleh kualitas layanan dan biaya yang optimal.

Mengembangkan kemampuan anggota tim melalui pembagian tugas, pengarahan, coaching, monitoring, evaluasi, dan pemberian feedback secara berkala.

Berkoordinasi secara aktif dengan departemen/divisi lain untuk memahami kebutuhan operasional, menyelesaikan hambatan, dan memastikan layanan GA mendukung kegiatan perusahaan.

Mengidentifikasi akar permasalahan dari keluhan atau kendala operasional, bukan hanya menangani gejala yang tampak, serta menyusun solusi yang tepat dan berkelanjutan.

Menyusun laporan berkala terkait aktivitas General Affairs, penggunaan anggaran, pengelolaan aset, serta status perizinan perusahaan kepada manajemen.

Kualifikasi

Pendidikan minimal S1 semua jurusan, diutamakan Manajemen, Administrasi Bisnis, Hukum, Teknik Industri, atau jurusan terkait.

Memiliki pengalaman minimal 5 tahun di bidang General Affairs, Facility Management, atau Operational Support, dengan minimal 2 tahun pengalaman sebagai Supervisor atau Koordinator tim.

Memahami secara mendalam pengelolaan aset perusahaan, perizinan usaha dan gedung, administrasi operasional, serta pengelolaan fasilitas kantor termasuk kendaraan operasional.

Memiliki pengalaman dalam mengelola vendor, melakukan negosiasi kontrak, dan berkoordinasi dengan instansi pemerintah maupun pihak eksternal.

Menguasai Microsoft Office (Excel, Word, dan PowerPoint), serta terbiasa menggunakan sistem/aplikasi administrasi, aset, fasilitas, dan pelaporan.

Memiliki leadership yang kuat dalam mengarahkan, membagi tugas, mengawasi, mengevaluasi, dan mengembangkan anggota tim, serta tidak memiliki pola kerja yang hanya mengandalkan kemampuan individu.

Terbiasa menggunakan sistem/aplikasi kerja sebagai alat monitoring, kontrol, pelaporan, evaluasi kinerja tim, dan dasar pemberian masukan untuk perbaikan proses kerja.

Mampu mengevaluasi pola kesalahan, hambatan koordinasi, dan kendala operasional sampai ke akar penyebabnya, serta memberikan rekomendasi perbaikan sistem, prosedur, maupun cara kerja.

Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, negosiasi, pengambilan keputusan, dan pengelolaan prioritas yang baik.

Teliti, disiplin, berintegritas tinggi, proaktif, serta mampu bekerja di bawah tekanan dan menangani beberapa prioritas pekerjaan secara bersamaan.

Memiliki SIM A/C menjadi nilai tambah.