Koordinator Operasional Kargo

Deskripsi pekerjaan Koordinator Operasional Kargo Lintas Buana Forwarder

JOB DESCRIPTION

STAFF OPERASIONAL LAPANGAN (TRUCKING & CONTAINER)

• Perusahaan: PT Lintas Buana Forwarder
• Divisi: Operasional Trucking
• Posisi: Staff Operasional Lapangan
• Atasan Langsung: Head of Trucking / Koordinator Operasional

1. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

• A. Pengurusan Dokumen Operasional
• Mengantarkan dan mengurus dokumen TILA ke depo atau pihak terkait sesuai instruksi operasional.
• Mengurus pembuatan bon muat dan dokumen lain yang diperlukan untuk pengambilan kontainer.
• Memastikan seluruh dokumen sudah lengkap dan sesuai sebelum proses pengambilan kontainer.
• Melaporkan kepada koordinator apabila terdapat kendala dokumen yang dapat menyebabkan keterlambatan.
• B. Pemeriksaan dan Pemilihan Kontainer
• Memilih kontainer yang kondisinya baik, bersih, layak pakai, dan sesuai kebutuhan pelanggan.

2. Memeriksa kondisi fisik kontainer sebelum diambil, meliputi

• Lantai, dinding, atap, dan pintu kontainer.
• Kebocoran, lubang, karat berat, atau kerusakan lainnya.
• Kebersihan bagian dalam kontainer.
• Kondisi karet pintu dan sistem penguncian.
• Menolak kontainer yang rusak atau tidak layak pakai dan meminta penggantian kepada pihak depo.
• Memastikan nomor kontainer sesuai dengan dokumen pengambilan.
• C. Dokumentasi Kontainer
• Mengambil foto kondisi kontainer sebelum dimuat ke atas truk.

2. Dokumentasi wajib mencakup

• Bagian depan dan belakang kontainer.
• Sisi kanan dan kiri kontainer.
• Bagian dalam kontainer, termasuk lantai, dinding, dan atap.
• Nomor kontainer yang terlihat jelas.
• Kerusakan atau kondisi khusus apabila ditemukan.
• Mengirimkan hasil dokumentasi kepada tim operasional melalui media komunikasi yang ditentukan perusahaan.
• Memastikan dokumentasi lengkap, jelas, dan dapat digunakan sebagai bukti apabila terjadi komplain atau klaim kerusakan kontainer.
• D. Pengawasan Proses Muat Kontainer ke Truk
• Memantau secara langsung proses pengangkatan dan penempatan kontainer ke atas chassis truk.
• Memastikan kontainer yang dimuat adalah kontainer yang telah diperiksa dan disetujui.
• Memastikan nomor kontainer sesuai dengan bon muat dan dokumen operasional.
• Berkoordinasi dengan supir dan operator depo untuk memastikan kontainer ditempatkan dengan benar serta twist lock terkunci sebelum truk berangkat.
• Mengambil foto kontainer setelah dimuat ke atas truk.
• Melaporkan segera apabila terjadi kerusakan, kesalahan pemuatan, atau kendala lainnya.
• E. Koordinasi dan Ketepatan Waktu Supir
• Berkoordinasi secara aktif dengan supir mengenai jadwal, lokasi, dan waktu pengambilan kontainer.
• Memastikan supir sudah siap dan tiba di lokasi sesuai jadwal yang ditentukan.
• Menghubungi supir sebelum jadwal pengambilan untuk memastikan kesiapan kendaraan dan keberangkatan.
• Memantau posisi serta estimasi kedatangan supir agar tidak terjadi keterlambatan.
• Segera melaporkan kepada Head of Trucking apabila supir terlambat, tidak dapat dihubungi, atau tidak siap menjalankan pekerjaan.
• Berkoordinasi dengan tim operasional untuk mencari solusi apabila terdapat hambatan yang berpotensi mengganggu jadwal pengiriman.
• Memastikan proses pengambilan kontainer dilakukan tepat waktu untuk menghindari biaya tambahan, keterlambatan pengiriman, atau komplain pelanggan.
• F. Pelaporan Operasional
• Memberikan pembaruan status pekerjaan secara berkala kepada tim operasional.

2. Melaporkan setiap tahapan pekerjaan, termasuk

• Dokumen TILA selesai diurus.
• Bon muat sudah diterbitkan.
• Kontainer sudah diperiksa dan disetujui.
• Supir sudah tiba di depo.
• Kontainer sudah dimuat ke atas truk.
• Truk sudah keluar dari depo.
• Melaporkan segera setiap kendala di lapangan, termasuk antrean depo, kontainer tidak layak, kendala dokumen, dan keterlambatan supir.
• Mengirimkan seluruh dokumen dan foto pendukung setelah pekerjaan selesai.

2. WEWENANG

• Menolak kontainer yang kondisinya tidak layak dan meminta penggantian kepada pihak depo.
• Mengingatkan supir mengenai kewajiban ketepatan waktu dan kesiapan menjalankan pekerjaan.
• Melaporkan pelanggaran kedisiplinan supir kepada Head of Trucking.
• Meminta bantuan atau instruksi dari atasan apabila terdapat masalah operasional yang tidak dapat diselesaikan di lapangan.

3. TARGET KINERJA (KPI)

• Ketepatan waktu: Proses pengambilan kontainer dilakukan sesuai jadwal yang ditetapkan.
• Kualitas kontainer: Tidak terjadi pengambilan kontainer rusak yang seharusnya dapat terdeteksi melalui pemeriksaan visual.
• Kelengkapan dokumentasi: 100% kontainer yang diambil memiliki dokumentasi foto lengkap.
• Akurasi dokumen: Tidak terjadi kesalahan nomor kontainer atau dokumen akibat kelalaian.
• Koordinasi supir: Setiap potensi keterlambatan supir segera ditindaklanjuti dan dilaporkan kepada atasan.
• Pelaporan: Setiap pekerjaan memiliki laporan status yang jelas dan disampaikan tepat waktu.

4. KUALIFIKASI

• Pendidikan minimal SMA/SMK atau sederajat.
• Diutamakan memiliki pengalaman operasional trucking, depo kontainer, atau freight forwarding.
• Memahami dasar pemeriksaan kondisi kontainer.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
• Disiplin, teliti, bertanggung jawab, dan mampu bekerja di bawah tekanan.
• Bersedia bekerja secara mobile dan menyesuaikan jadwal dengan kebutuhan operasional.
• Memiliki kendaraan pribadi dan SIM yang masih berlaku.
• Mampu menggunakan WhatsApp dan kamera smartphone untuk pelaporan serta dokumentasi operasional.