Legal Operations Executive

• Job description for Legal Operations Executive at CÔNG TY TNHH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ MỚI
• Mục tiêu vị trí

Phụ trách vận hành và triển khai các công việc pháp lý – doanh nghiệp, đảm bảo hồ sơ, thủ tục, chứng từ và timeline được xử lý đầy đủ, chính xác và đúng hạn.

Là đầu mối phối hợp giữa Legal Lead, các phòng ban nội bộ, đối tác/vendor và các đơn vị liên quan; chủ động theo dõi, cảnh báo rủi ro và xử lý các vấn đề phát sinh.

Trách nhiệm chính

Corporate Legal Operations (35%): Thực hiện/theo dõi thành lập, thay đổi thông tin doanh nghiệp, NĐD, cổ đông/UBO, địa chỉ, ngành nghề, vốn, chi nhánh/VPĐD, tạm ngừng, chuyển nhượng, giải thể; kiểm tra checklist và follow hồ sơ đến khi hoàn tất.

Người đại diện theo pháp luật: Tìm kiếm, sàng lọc và duy trì network ứng viên; kiểm tra thông tin/hồ sơ và phối hợp thủ tục bổ nhiệm/thay đổi NĐD.

Legal Documentation & Compliance (20%): Quản lý corporate records, giấy phép, hồ sơ pháp lý; theo dõi thời hạn gia hạn/cập nhật; hỗ trợ BHXH, ngân hàng, văn phòng và các compliance matters cơ bản.

Partner/Vendor Coordination (20%): Làm việc với law firm, kế toán, ngân hàng, corporate service provider và đối tác; theo dõi scope, timeline, quotation, invoice, deliverables và issue phát sinh.

Internal Coordination & Reporting (15%): Chuyển yêu cầu thành checklist/action plan; phối hợp Accounting, Finance, HR, Admin và các team liên quan; cập nhật tracker, deadline, pending matters và đề xuất cải tiến quy trình.

International Corporate Support (10%): Hỗ trợ corporate matters tại nước ngoài, làm việc với foreign service providers, theo dõi hồ sơ/chi phí/timeline và trao đổi email, tài liệu bằng tiếng Anh.

• Yêu cầu ứng viên
• Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Luật/ Luật Kinh tế hoặc lĩnh vực kinh tế.
• Từ 2 năm kinh nghiệm trong Legal Operations, Corporate Legal, Corporate Affairs, Legal/Compliance hoặc Corporate Services.

Có kinh nghiệm thực tế về hồ sơ doanh nghiệp và quy trình thay đổi đăng ký doanh nghiệp; hiểu cơ bản về corporate governance, NĐD, cổ đông/chủ sở hữu/UBO, chi nhánh/VPĐD và giải thể.

• Có khả năng quản lý nhiều hồ sơ và deadline cùng lúc; chủ động follow-up và ownership đến khi hoàn tất.
• Cẩn thận, chú ý chi tiết, có khả năng kiểm tra hồ sơ và phát hiện thiếu/sai thông tin.
• Giao tiếp và phối hợp tốt với các phòng ban nội bộ, vendor và đối tác.
• Tiếng Anh tốt trong đọc hiểu tài liệu và viết email; có thể trao đổi công việc với đối tác nước ngoài.
• Thành thạo Word/Excel/Google Workspace; biết sử dụng công cụ quản lý task/document là lợi thế.
• Ưu tiên
• Từng quản lý nhiều pháp nhân/corporate matters cùng lúc.
• Từng làm việc tại law firm, corporate service provider hoặc công ty/tập đoàn có yếu tố nước ngoài.
• Có kinh nghiệm làm việc với foreign clients/partners hoặc xử lý corporate matters tại nhiều jurisdiction.
• Có khả năng xây dựng checklist, tracker và cải tiến quy trình Legal Operations.