Personal Assistance & Secretary to Founder

• Personal Assistant & Secretary to Founder
• MIRA South Sea Pearls – Jakarta Selatan

Tentang Kami

MIRA South Sea Pearls merupakan perusahaan perhiasan Indonesian South Sea Pearls. Saat ini perusahaan berada dalam tahap pengembangan dan pertumbuhan, sehingga kami mencari seorang

Personal Assistant & Secretary to Founder

yang profesional, flexible, proaktif, teliti, dan mampu menjadi assistant Founder dalam mendukung kelancaran seluruh kegiatan sehari-harinya. Posisi ini membutuhkan seseorang yang memiliki loyalitas tinggi, mampu menjaga kerahasiaan perusahaan, serta siap bekerja dalam lingkungan yang dinamis dan berkembang.

Tanggung Jawab

• Personal Assistant
• Mengatur jadwal harian, mingguan, dan bulanan Founder.
• Mengatur meeting, perjalanan dinas, tiket pesawat, hotel, transportasi, serta itinerary perjalanan.
• Mengingatkan seluruh agenda, meeting, deadline, dan aktivitas penting Founder.

Mendampingi Founder dalam kegiatan sehari hari dari meeting, kunjungan bisnis, event, maupun perjalanan dinas di dalam dan luar negeri apabila diperlukan.

• Membantu menyelesaikan berbagai tugas pribadi maupun pekerjaan Founder
• Menjadi penghubung komunikasi antara Founder dengan tim, klien, vendor, maupun pihak eksternal.
• Secretary
• Mengelola email Founder, menyusun balasan email secara profesional, serta melakukan tindak lanjut yang diperlukan.
• Menyusun surat, dokumen, proposal, notulen rapat, presentasi, dan administrasi lainnya.
• Mengarsipkan dokumen perusahaan secara rapi, aman, dan mudah diakses.
• Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan kepada Founder.
• Memastikan seluruh dokumen penting tersusun dengan baik dan selalu diperbarui.
• Berkoordinasi dengan seluruh divisi untuk memastikan arahan Founder terlaksana dengan baik.
• Melakukan monitoring terhadap tugas yang telah didelegasikan oleh Founder.
• Membantu koordinasi project, pembukaan butik, event, pameran, maupun kegiatan operasional perusahaan.
• Membantu menyusun SOP, jadwal kerja, serta administrasi perusahaan apabila diperlukan.
• Administrasi
• Mengelola dokumen kontrak, perizinan, invoice, dan administrasi lainnya sesuai arahan Founder.
• Membantu proses pengumpulan data dan penyusunan laporan perusahaan.
• Menjaga kerahasiaan seluruh dokumen, data, dan informasi perusahaan.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal Diploma (D3), diutamakan Sarjana (S1).
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau Secretary.
• Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.
• Mampu menyusun email, surat, dan dokumen bisnis secara profesional.
• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace.
• Memiliki kemampuan organisasi, komunikasi, dan manajemen waktu yang sangat baik.
• Teliti, rapi, disiplin, bertanggung jawab, dan memiliki integritas tinggi.
• Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan Founder.
• Memiliki kemampuan problem solving serta mampu bekerja di bawah tekanan.
• Berpenampilan rapi, sopan, dan profesional.
• Memiliki SIM A dan mampu mengemudikan mobil menjadi nilai tambah.
• Memiliki paspor aktif menjadi nilai tambah.
• Persyaratan Khusus
• Bersedia bekerja secara fleksibel mengikuti agenda Founder.
• Bersedia melakukan perjalanan dinas ke luar kota maupun luar negeri apabila diperlukan.

Memahami bahwa perusahaan sedang berada dalam tahap pengembangan sehingga dibutuhkan sikap flexible, proaktif, adaptif, dan siap membantu berbagai kebutuhan Founder.

Mampu menerima arahan dari Founder dengan baik serta menyelesaikan setiap tugas secara tepat waktu.

Benefit

• Gaji pokok kompetitif.
• Insentif kinerja berdasarkan evaluasi Founder dan Management.
• BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan sesuai ketentuan perusahaan.
• Kesempatan mengikuti perjalanan dinas dalam dan luar negeri.
• Kesempatan berkembang dan belajar langsung bersama Founder.
• Lingkungan kerja profesional dengan peluang pengembangan karier.