Project Admin

• Project KITA Interior
• membuka kesempatan bagi individu yang teliti, terorganisir, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik untuk bergabung sebagai
• Admin Project

. Posisi ini berperan penting dalam memastikan seluruh administrasi proyek, dokumentasi, pembelian, serta pelaporan proyek berjalan dengan rapi sehingga setiap proyek dapat terlaksana tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi standar kualitas Project KITA.

• Tanggung Jawab Pekerjaan
• Mengelola seluruh administrasi proyek, baik dokumen fisik maupun digital.
• Membuat dan memperbarui laporan progres proyek secara berkala.
• Mengelola Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), serta melakukan follow up pembelian material kepada vendor dan supplier.
• Berkoordinasi dengan vendor untuk memastikan jadwal pengiriman material sesuai timeline proyek.
• Menginput dan memantau seluruh pengeluaran proyek sesuai anggaran yang telah ditetapkan.
• Membuat rekap biaya proyek, cash flow proyek, serta membantu proses closing administrasi setiap proyek.
• Menyiapkan invoice, Berita Acara Serah Terima (BAST), dokumen penagihan, serta dokumen administrasi proyek lainnya.
• Membuat notulen meeting dan mendokumentasikan seluruh hasil koordinasi proyek.

Melakukan update progress proyek kepada tim internal serta memastikan setiap divisi memperoleh informasi terbaru mengenai perkembangan proyek.

Mengelola administrasi absensi tenaga kerja proyek, vendor, dan kelengkapan dokumen lapangan.

Mengarsipkan gambar kerja internal, approval material, spesifikasi material, variation order (VO), addendum, serta foto progres proyek secara sistematis.

• Membantu monitoring timeline proyek bersama Project Manager, Site Supervisor, dan tim produksi agar setiap pekerjaan berjalan sesuai jadwal.
• Melakukan follow up terhadap perubahan pekerjaan (Variation Order/VO) serta memastikan seluruh perubahan terdokumentasi dengan baik.
• Memastikan seluruh dokumen proyek tersimpan dengan rapi, lengkap, dan mudah diakses.
• Membantu penyusunan laporan proyek untuk kebutuhan evaluasi dan closing project.

Kualifikasi

Pendidikan minimal SMK Administrasi, Manajemen, Teknik Sipil, Arsitektur, Desain Interior, atau jurusan terkait.

Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Project atau posisi serupa (pengalaman di bidang interior, furniture, atau konstruksi menjadi nilai tambah).

• Mahir menggunakan Microsoft Office, terutama Microsoft Excel.
• Terbiasa menggunakan Google Workspace (Google Drive, Sheets, Docs) untuk pengelolaan dokumen.
• Memahami alur administrasi proyek, proses pembelian, dan pencatatan biaya proyek.
• Mampu membuat laporan administrasi dan keuangan proyek secara rapi dan sistematis.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan follow up yang baik kepada tim maupun vendor.
• Teliti, detail-oriented, mampu bekerja dengan deadline, dan memiliki kemampuan problem solving yang baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Memiliki integritas tinggi, disiplin, serta mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan.
• Nilai Tambah
• Berpengalaman menggunakan software ERP atau software manajemen proyek.
• Memahami proses proyek interior mulai dari desain, produksi workshop, pengiriman, instalasi, hingga serah terima.
• Terbiasa melakukan dokumentasi proyek dan pengelolaan data proyek secara digital.