Project Admin

Perusahaan kami bergerak dibidang Instalasi keamanan, saat ini membutuhkan tenaga Admin Proyek untuk kegiatan operasional proyek. Bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administratif, koordinasi, dan dokumentasi yang penting bagi kelancaran eksekusi proyek. Memastikan bahwa semua proses administratif berjalan efisien, komunikasi terdokumentasi dengan baik, dan tim proyek dapat fokus pada tugas-tugas inti mereka.

Tanggung Jawab

• Membuat, mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan semua dokumentasi proyek (e.g., charter, rencana, laporan, matriks, manual).
• Mengikuti Lelang Tender, dan membantu menyusun berkas lelang.
• Mempersiapkan agenda, mencatat minutes of meeting (MoM) dalam rapat-rapat proyek, dan mendistribusikan tindak lanjutnya.

Mengelola sistem penyimpanan dokumen (baik fisik maupun digital/DMS) untuk memastikan semua file terorganisir, terkini, dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang.

• Membuat dan mengelola purchase order (PO), serta melacak anggaran operasional proyek.
• Menyusun dan memelihara jadwal proyek
• Berkomunikasi dengan vendor, klien, dan stakeholder internal untuk mengoordinasikan pengiriman, pertemuan, dan kebutuhan logistik.
• Bertindak sebagai titik kontak utama untuk pertanyaan administratif terkait proyek.
• Memastikan komunikasi proyek mengalir dengan lancar di antara anggota tim dan departemen.
• Mengelola distribusi informasi dan pemberitahuan penting kepada semua stakeholder.
• Mengatur perjalanan dan akomodasi untuk anggota tim proyek jika diperlukan.

Kualifikasi

• Pengalaman minimal 3 tahun sebagai Admin Proyek, Koordinator Proyek, atau peran administrasi yang mendukung manajemen proyek.
• Mengerti proses pengadaan lelang dan tender.
• Memahami istilah teknik dan mesin sangat diutamakan.