Receptionist Officer

Bertanggung jawab menerima dan melayani tamu, mengelola komunikasi melalui telepon dan email, memberikan dukungan administrasi, serta memastikan area resepsionis dan ruang penerima tamu tetap tertata dengan baik sehingga menciptakan citra perusahaan yang profesional.

Tanggung Jawab

• Pelayanan Tamu
• Menyambut tamu dengan ramah, sopan, dan profesional.
• Mencatat data tamu dan mengarahkan tamu kepada pihak yang dituju.
• Menginformasikan kedatangan tamu kepada karyawan terkait.
• Memastikan tamu mengikuti prosedur keamanan dan kunjungan perusahaan.
• Administrasi
• Mengelola surat masuk dan surat keluar, termasuk proses pengiriman dan penerimaan dokumen.
• Mengatur pengiriman dokumen melalui jasa kurir.
• Mengelola arsip dokumen administrasi yang menjadi tanggung jawabnya
• Pengelolaan Ruang Resepsionis
• Memastikan area resepsionis selalu bersih, rapi, dan representatif.
• Memastikan ruang tunggu tamu dalam kondisi nyaman.
• Mengelola ketersediaan perlengkapan resepsionis, seperti buku tamu, alat tulis, dan kebutuhan lainnya.
• Dukungan General Affairs (GA)
• Membantu koordinasi penggunaan ruang rapat.
• Menyiapkan kebutuhan rapat, seperti konsumsi dan perlengkapan rapat, apabila diperlukan.
• Membantu pengelolaan pemesanan kendaraan operasional atau akomodasi tamu sesuai prosedur perusahaan.
• Mendukung kegiatan administrasi General Affairs sesuai arahan atasan.
• Pengelolaan Dokumen dan Paket
• Menerima dan mendistribusikan paket, dokumen, atau barang kepada departemen terkait.
• Mencatat penerimaan dan pengiriman dokumen penting.
• Memastikan dokumen diterima oleh pihak yang berwenang.
• Kepatuhan dan Kerahasiaan
• Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan data tamu.