Deskripsi pekerjaan Sekretaris CV MAXIMA RETAILINDO
DESKRIPSI PEKERJAAN (JOB DESCRIPTION)
Sekretaris Direktur
Posisi: Sekretaris Direktur
Departemen: Direksi / Manajemen
Atasan Langsung: Direktur
Lokasi Kerja: Sesuai penempatan perusahaan
Tujuan Jabatan
Mendukung kelancaran aktivitas Direktur melalui pelaksanaan tugas kesekretariatan, administrasi, pengelolaan agenda dan jadwal pertemuan, penyusunan notulen serta tindak lanjut hasil rapat, dan bantuan administratif maupun operasional lainnya. Memastikan seluruh kegiatan Direktur terorganisasi dengan baik, berjalan efektif, serta didukung oleh informasi dan dokumen yang akurat, lengkap, dan tepat waktu.
Tanggung Jawab dan Tugas Utama
A. Kesekretariatan dan Administrasi Direktur
Melaksanakan tugas kesekretariatan dan administrasi untuk mendukung aktivitas Direktur sehari-hari.
Mengelola surat-menyurat, dokumen, laporan, arsip, dan korespondensi yang berkaitan dengan kegiatan Direktur.
Menyiapkan, memeriksa, dan mengorganisasi dokumen yang diperlukan untuk kebutuhan rapat, presentasi, pengambilan keputusan, dan kegiatan lainnya.
Mengelola komunikasi dan koordinasi antara Direktur dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Memastikan dokumen dan informasi yang diterima atau disampaikan kepada Direktur tersusun dengan baik, akurat, dan tepat waktu.
Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan, dokumen Direksi, dan hal-hal strategis yang menjadi tanggung jawabnya.
B. Pengelolaan Agenda dan Pertemuan
Mengatur dan mengelola agenda harian, mingguan, dan bulanan Direktur.
Menjadwalkan pertemuan, rapat internal, rapat eksternal, serta janji temu dengan klien, mitra bisnis, dan pihak terkait lainnya.
Melakukan konfirmasi jadwal, peserta, lokasi, serta kebutuhan teknis dan administrasi sebelum pertemuan berlangsung.
Menyiapkan undangan rapat, agenda pembahasan, daftar peserta, dan dokumen pendukung yang diperlukan.
Mengantisipasi benturan jadwal serta melakukan penyesuaian agenda berdasarkan prioritas dan arahan Direktur.