Sekretaris Executive

Deskripsi pekerjaan Sekretaris Executive Generate Talenta Indonesia

WE ARE HIRING — SECRETARIAT EXECUTIVE

• 📍 Penempatan: Jakarta Selatan | Full-time Position | WFO
• Generate Recruitment Agency saat ini sedang bekerja sama dengan client strategis kami untuk posisi Secretariat Executive.

Posisi ini akan bertanggung jawab dalam mendukung aktivitas administrasi, koordinasi sponsor dan partner, komunikasi dengan berbagai stakeholder, serta pengelolaan program. Role ini membutuhkan kandidat yang organized, komunikatif, detail-oriented, dan kuat dalam follow-up.

Job Responsibilities

Menjaga komunikasi rutin dengan sponsor, termasuk proses sponsorship renewal, memberikan update kegiatan, memonitor pemenuhan benefit sponsor, menyiapkan dokumentasi, serta melakukan follow-up.

Mendukung kebutuhan sekretariat untuk berbagai kegiatan dan acara, termasuk undangan, konfirmasi kehadiran, koordinasi sponsor/tamu, korespondensi, serta follow-up sebelum dan setelah acara.

• Menjadi contact point untuk kebutuhan sehari-hari dengan sponsor, partner, pembicara, penerima beasiswa, dan stakeholder terkait.
• Mengkoordinasikan setiap kebutuhan stakeholder dengan tim internal yang relevan.

Berkoordinasi dengan Committee, External Relations, Marketing, Members Relation, dan Operational untuk memastikan kebutuhan program dan kegiatan organisasi berjalan dengan baik.

Mengelola administrasi, database, dokumentasi, backend, record keeping, dan reporting.

Membuat laporan berkala mengenai status sponsor renewal, partnership, program beasiswa, outstanding follow-up, dan aktivitas sekretariat lainnya.

Mendukung koordinasi partner dan pembicara, termasuk korespondensi, konfirmasi, pengumpulan materi, pengaturan jadwal, dan follow-up.

Mengelola administrasi program beasiswa tahunan, mulai dari penerimaan dan screening awal nominee, verifikasi dokumen, komunikasi dengan kandidat, hingga koordinasi proses seleksi.