STAFF PURCHASING

• Tugas Purchasing yang umum
• Menerima permintaan pembelian
• Menerima Purchase Request (PR) dari gudang, produksi, maintenance, kantor, dll.
• Mengecek barang yang dibutuhkan, jumlah, spesifikasi, dan kapan dibutuhkan.
• Mencari supplier
• Mencari supplier baru maupun menggunakan supplier yang sudah ada.
• Membandingkan harga, kualitas, minimum order, dan waktu pengiriman.
• Meminta dan membandingkan quotation
• Meminta penawaran harga dari beberapa supplier.
• Membuat perbandingan harga/quotation.
• Negosiasi harga, pembayaran, dan ongkos kirim.
• Membuat Purchase Order (PO)
• Membuat PO berdasarkan kebutuhan dan hasil negosiasi.
• Memastikan nama barang, spesifikasi, quantity, harga, dan tanggal pengiriman sudah benar.
• Mengirim PO ke supplier.
• Follow up pesanan
• Memastikan supplier memproses pesanan.
• Follow up tanggal pengiriman.
• Menginformasikan jika ada keterlambatan.
• Koordinasi dengan gudang
• Memastikan barang yang datang sesuai PO.
• Mengecek quantity dan kondisi barang bersama bagian gudang.
• Menangani barang kurang, salah, atau rusak.
• Mengurus dokumen pembelian

PO

• Quotation
• Invoice
• Surat jalan
• Faktur pajak, jika diperlukan
• Dokumen pendukung lainnya.
• Kontrol harga
• Membandingkan harga pembelian dari waktu ke waktu.
• Mencari peluang mendapatkan harga lebih murah.
• Memantau proses transportasi/ongkir.
• Evaluasi supplier
• Mengevaluasi supplier berdasarkan harga, kualitas, ketepatan waktu, dan pelayanan.
• Mencari alternatif supplier apabila supplier utama bermasalah.
• Membuat laporan purchasing

Misalnya

• Rekap pembelian harian/mingguan/bulanan
• Total pembelian per supplier
• Outstanding PO
• Barang yang belum datang
• Perbandingan harga
• Rekap kebutuhan pembelian.

Kalau untuk lowongan, bisa dibuat seperti ini

Purchasing Staff / Purchasing Officer

Job Description

• Memproses kebutuhan pembelian dari departemen terkait.
• Mencari dan melakukan seleksi supplier.
• Meminta dan membandingkan quotation dari supplier.
• Melakukan negosiasi harga, kualitas, pembayaran, dan waktu pengiriman.
• Membuat dan menerbitkan Purchase Order (PO).
• Melakukan follow up PO dan memastikan barang diterima sesuai jadwal.
• Berkoordinasi dengan warehouse, produksi, finance, dan departemen terkait.
• Memastikan barang yang diterima sesuai quantity dan spesifikasi PO.
• Mengelola dokumen dan administrasi pembelian.
• Membuat laporan pembelian dan monitoring outstanding PO.
• Menjaga hubungan baik dengan supplier serta melakukan evaluasi supplier.