Admin Finance

Deskripsi pekerjaan Admin Finance BCL Beauty Supplies

JOB DESCRIPTION — FINANCE ADMIN

• A. Administrasi Transaksi Keluar
• Mengumpulkan dan merapikan seluruh dokumen transaksi keluar perusahaan.
• Memastikan setiap pembayaran memiliki dokumen pendukung yang sesuai, seperti:
• invoice atau tagihan;
• purchase order;
• bukti penerimaan barang atau jasa;
• bukti persetujuan (approval dari releaser/manager)
• bukti pembayaran.
• Mengelompokkan transaksi berdasarkan tanggal, vendor, kategori biaya, divisi, dan metode pembayaran.
• Menindaklanjuti dokumen transaksi yang belum lengkap kepada divisi terkait.
• B. Administrasi Transaksi Masuk
• Mengumpulkan dan merapikan seluruh data serta dokumen transaksi masuk perusahaan.
• Memastikan penerimaan dana dapat dihubungkan dengan sumber transaksi yang benar, seperti:
• penjualan;
• pembayaran piutang;
• pembayaran client;
• refund vendor;
• penerimaan lainnya.
• Memeriksa kesesuaian nominal, tanggal, nama customer atau pihak terkait, serta bukti transfer.
• Mengidentifikasi dan melaporkan transaksi masuk yang belum diketahui sumbernya.
• C. Transaction Verification & Document Control
• Memeriksa apakah setiap transaksi benar-benar terjadi dan memiliki dasar yang dapat dipertanggungjawabkan.

Melakukan pencocokan antara

• permintaan pembayaran;
• invoice;

PO;

• barang atau jasa yang diterima;
• bukti pembayaran;
• data pada sistem atau laporan terkait.
• Menandai transaksi yang memiliki selisih, duplikasi, dokumen tidak lengkap, atau indikasi tidak wajar.
• Melakukan klarifikasi kepada divisi terkait sebelum transaksi dinyatakan lengkap dan valid.
• Menyimpan dokumen secara rapi agar mudah dicari dan diaudit kembali.
• D. Tax Invoice Administration
• Membuat faktur pajak untuk transaksi yang memerlukannya berdasarkan data dan arahan yang telah disetujui.

Memastikan data faktur pajak sesuai dengan

• identitas customer;
• NPWP atau NIK;
• nominal transaksi;
• tanggal transaksi;
• objek transaksi.
• Menyimpan dan mengarsipkan faktur pajak beserta dokumen pendukungnya.
• Berkoordinasi dengan konsultan pajak atau pihak terkait apabila terdapat kendala atau koreksi.
• E. Reporting & Follow-up
• Membuat daftar transaksi masuk dan keluar secara rutin.

Melaporkan transaksi yang

• belum memiliki dokumen;
• belum dapat diverifikasi;
• memiliki selisih;
• berpotensi tercatat ganda;
• memerlukan tindak lanjut.
• Memberikan update tanpa harus dikejar sampai dokumen dan transaksi memiliki status yang jelas.
• F. Account Payable Administration
• Menyusun jadwal pembayaran kepada vendor sesuai dengan jatuh tempo dan ketentuan yang berlaku.
• Menyiapkan pembayaran vendor setelah seluruh dokumen dan persetujuan dinyatakan lengkap.
• Melakukan pembayaran kepada vendor sesuai nominal, rekening tujuan, dan waktu yang telah disetujui.
• Memastikan setiap pembayaran memiliki bukti transfer yang terdokumentasi dengan baik.
• Melakukan update status pembayaran pada daftar hutang (Account Payable).
• Berkoordinasi dengan vendor maupun divisi terkait apabila terdapat kendala pembayaran.
• —------
• Batasan Tanggung Jawabnya

Finance Admin bertanggung jawab atas

• kelengkapan dokumen;
• kerapian data;
• pencocokan awal;
• validasi keberadaan transaksi;
• pengarsipan;
• pembuatan faktur pajak administratif;
• pelaporan transaksi bermasalah.
• Melakukan pembayaran setelah memperoleh approval sesuai matriks otorisasi.