Admin Staff

JOB DESCRIPTION

• Menerima dan Mengelola Pesanan
• Menerima pesanan yang masuk melalui WhatsApp, telepon, marketplace, aplikasi pemesanan, media sosial, maupun channel penjualan lainnya.
• Memastikan seluruh informasi pesanan tercatat dengan lengkap dan benar.

Memastikan detail pesanan meliputi nama customer, nomor kontak, jenis produk, jumlah, harga, alamat pengiriman, waktu pengiriman/pengambilan, serta catatan khusus.

• Melakukan pengecekan ulang pesanan sebelum diteruskan kepada tim terkait.
• Menginput seluruh pesanan ke dalam sistem atau format administrasi perusahaan.
• Koordinasi dengan Tim Internal
• Meneruskan pesanan kepada tim kitchen/produksi sesuai detail dan waktu yang telah ditentukan.
• Berkoordinasi dengan bagian gudang untuk memastikan ketersediaan bahan atau produk.
• Berkoordinasi dengan bagian delivery/kurir terkait jadwal dan alamat pengiriman.
• Berkoordinasi dengan Finance/Cashier terkait status pembayaran customer.
• Memastikan setiap perubahan atau permintaan khusus dari customer tersampaikan kepada tim terkait.
• Monitoring Status Pesanan
• Memantau status setiap pesanan mulai dari diterima, diproses, selesai, hingga dikirim atau diambil customer.
• Memastikan pesanan diproses sesuai jadwal.
• Melakukan follow-up kepada tim terkait apabila terjadi keterlambatan.
• Menginformasikan customer apabila terdapat perubahan waktu, ketersediaan produk, atau kendala pada pesanan.
• Memastikan pesanan yang telah selesai dikirim/diambil sesuai detail yang telah disepakati.
• Customer Service
• Memberikan informasi kepada customer mengenai produk, harga, ketersediaan, minimum order, waktu pengerjaan, dan jadwal pengiriman.
• Menjawab pertanyaan customer dengan cepat, sopan, dan profesional.
• Mencatat permintaan khusus, komplain, perubahan pesanan, maupun pembatalan pesanan.
• Menangani kendala pesanan secara awal dan meneruskannya kepada atasan apabila membutuhkan keputusan lebih lanjut.
• Menjaga hubungan dan komunikasi yang baik dengan customer.
• Administrasi & Dokumentasi
• Membuat dan memperbarui rekapitulasi pesanan harian.
• Membuat laporan jumlah pesanan, produk terjual, status pembayaran, dan status pengiriman.
• Menyimpan bukti pesanan, bukti pembayaran, invoice, dan dokumen pendukung lainnya.
• Memastikan data pesanan tersimpan dengan rapi dan mudah ditelusuri.
• Melakukan pengecekan kesesuaian antara pesanan, invoice, pembayaran, dan barang yang dikirim.
• Kontrol Akurasi Pesanan
• Melakukan double check terhadap setiap pesanan sebelum diproses.
• Memastikan tidak terjadi kesalahan jumlah, jenis produk, alamat, harga, maupun waktu pengiriman.
• Membuat catatan atas pesanan yang mengalami perubahan.
• Melaporkan kesalahan atau selisih pesanan kepada atasan dan pihak terkait.