Document Administration Officer

• Document Administration Officer
• Tugas dan Tanggung Jawab
• Menyiapkan dan mengelola dokumen klien untuk kebutuhan pengajuan visa, KITAS, KITAP, dan layanan keimigrasian lainnya.
• Memeriksa kelengkapan, keakuratan, dan kesesuaian dokumen berdasarkan persyaratan masing-masing layanan.
• Membuat, mengisi, mengedit, melakukan scanning, serta menggabungkan dokumen dalam format digital maupun fisik.
• Memastikan seluruh dokumen tersusun rapi, menggunakan penamaan file yang sesuai, dan tersimpan dengan baik.
• Memperbarui data serta status kelengkapan dokumen klien pada spreadsheet atau sistem administrasi perusahaan.

Mengidentifikasi dokumen yang kurang, tidak sesuai, atau memerlukan revisi, serta melakukan koordinasi dengan tim terkait untuk tindak lanjut.

• Berkoordinasi dengan tim Customer Service dan Operations untuk memastikan dokumen siap digunakan sesuai tahapan proses layanan.
• Memastikan dokumen disiapkan sesuai tenggat waktu dan prosedur operasional perusahaan.
• Menjaga kerahasiaan data pribadi dan seluruh dokumen klien.
• Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal SMA/SMK atau sederajat; lulusan D3/S1 Administrasi, Manajemen, atau bidang terkait lebih diutamakan.
• Memiliki pengalaman di bidang administrasi atau pengelolaan dokumen menjadi nilai tambah.
• Mampu mengoperasikan Google Workspace, terutama Google Docs dan Google Sheets, serta Microsoft Office.
• Mampu mengelola file digital, dokumen PDF, dan arsip fisik dengan rapi dan sistematis.
• Teliti, detail-oriented, terorganisir, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik.
• Mampu bekerja dengan tenggat waktu, mengatur prioritas, dan menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi tim yang baik.