General Affair

Deskripsi pekerjaan General Affair CV Maja Erkon

KUALIFIKASI

• Minimal pendidikan D3/S1 (Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait).
• Pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang administrasi/GA, lebih disukai di perusahaan distribusi atau retail.
• Fresh graduate dipertimbangkan jika memiliki kemampuan administrasi yang baik.
• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan aplikasi administrasi.
• Mampu membuat laporan administrasi, pengarsipan, serta dokumentasi dengan rapi.
• Familiar dengan pengelolaan inventaris kantor (ATK, peralatan operasional, kendaraan dinas, dll).
• Memahami proses administrasi legalitas sederhana (perizinan, kontrak sewa, dokumen perusahaan).
• Mampu berkoordinasi dengan vendor/supplier untuk kebutuhan operasional.
• Teliti, rapi, dan memiliki keterampilan manajemen waktu.
• Komunikatif, mampu bekerja sama lintas departemen (HR, Finance, Logistik, dll).
• Problem solving dasar terkait fasilitas kantor (AC kantor, listrik, kendaraan operasional, dll).
• Disiplin, jujur, dan memiliki integritas tinggi.
• Memiliki SIM C untuk mendukung mobilitas (jika dibutuhkan).
• Memahami dasar-dasar pengadaan barang dan negosiasi dengan vendor.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

• Membuat, mengelola, dan mengarsipkan dokumen administrasi perusahaan (kontrak, surat perjanjian, izin, dokumen legal sederhana).
• Menyusun laporan administrasi GA (inventaris) secara periodik (penggunaan ATK, kendaraan operasional, peralatan kantor, dll).
• Memastikan kerapihan dan keteraturan data GA baik fisik maupun digital.
• Mengatur kebutuhan fasilitas kantor (peralatan kerja, AC, listrik, kebersihan, keamanan, Wi-Fi, CCTV, Printer).
• Mengajukan perbaikan jika ada kerusakan sarana kantor (misalnya: AC kantor, jaringan listrik, mebel, dll).
• Mengawasi ketersediaan dan pemakaian ATK, stok perlengkapan kerja, serta mengatur distribusinya ke bagian terkait.
• Mengajukan pembelian kebutuhan operasional (ATK, perlengkapan kantor, seragam karyawan, dll).
• Mencari dan membandingkan vendor untuk pengadaan barang/jasa sesuai kebutuhan.
• 9 Menjaga hubungan baik dengan supplier/vendor untuk kelancaran operasional perusahaan.
• Mengelola administrasi kendaraan operasional (jadwal servis, perpanjangan STNK, asuransi, dsb).
• Mengatur pemakaian kendaraan dinas agar sesuai kebutuhan distribusi maupun operasional kantor.
• Membantu HR dalam pengelolaan kebutuhan karyawan (seragam, perlengkapan kerja, fasilitas).
• Mengurus perizinan sederhana (contoh: sewa gedung/tanah, IMB, atau izin terkait distribusi jika diminta).
• Mendukung kegiatan perusahaan seperti event internal, meeting, atau kebutuhan GA lainnya.
• Menjadi penghubung antara perusahaan dengan pihak eksternal terkait urusan GA.
• Menjalankan instruksi atasan terkait urusan umum dan operasional non-teknis.
• Menjaga ketertiban, kedisiplinan, serta kelancaran operasional kantor sehari-hari.