Manager General Affair

• Deskripsi pekerjaan Manager General Affair KEMENANGAN MASINDO GROUP
• JOBDESK MANAGER GENERAL AFFAIR – TOKO EMAS
• Pengelolaan Operasional & Fasilitas
• Memastikan seluruh fasilitas toko dan kantor dalam kondisi baik dan siap digunakan.
• Mengelola kebutuhan listrik, AC, CCTV, internet, air, genset, alarm, dan fasilitas pendukung lainnya.
• Melakukan monitoring kondisi toko secara berkala.
• Menangani kerusakan fasilitas dan memastikan perbaikan dilakukan tepat waktu.
• Mengatur kebutuhan perlengkapan operasional toko dan kantor.
• Keamanan Toko & Aset
• Bertanggung jawab melakukan koordinasi terkait sistem keamanan toko.
• Monitoring CCTV, alarm, akses masuk, brankas/ruang penyimpanan, dan fasilitas keamanan lainnya.
• Berkoordinasi dengan security terkait SOP keamanan toko.
• Memastikan prosedur keamanan dijalankan oleh seluruh karyawan.
• Melakukan koordinasi apabila terjadi kehilangan, kerusakan, insiden, atau kondisi darurat.
• Berkoordinasi dengan pihak eksternal seperti security vendor, kepolisian, pengelola mall, atau pihak terkait apabila diperlukan.
• Pengelolaan Kendaraan & Driver
• Mengatur operasional kendaraan perusahaan.
• Monitoring kondisi, servis, pajak, STNK, dan kelengkapan kendaraan.
• Mengatur jadwal dan kebutuhan driver.
• Memastikan penggunaan kendaraan sesuai kebutuhan perusahaan.
• Monitoring penggunaan BBM dan biaya operasional kendaraan.
• Vendor & Supplier
• Mengelola hubungan dengan vendor GA.
• Melakukan evaluasi vendor berdasarkan kualitas, harga, pelayanan, dan ketepatan waktu.

Mengawasi pekerjaan vendor seperti

• Cleaning service
• Security
• Maintenance
• Teknisi
• CCTV/alarm

AC

• Pest control
• Internet
• Renovasi/interior
• Melakukan negosiasi harga dan memastikan pekerjaan sesuai kesepakatan.
• Pengadaan & Inventaris
• Mengontrol kebutuhan barang operasional toko dan kantor.
• Membuat pengajuan pembelian barang GA.
• Monitoring stok ATK, perlengkapan kebersihan, perlengkapan toko, dan kebutuhan operasional lainnya.
• Mengontrol aset perusahaan dan melakukan pendataan inventaris.
• Memastikan aset yang digunakan toko tercatat dan terkontrol.
• Pembukaan & Penutupan Toko

Khusus bisnis toko emas, GA juga dapat terlibat dalam

• Persiapan fasilitas untuk pembukaan toko baru.
• Koordinasi renovasi dan pekerjaan kontraktor.
• Instalasi CCTV, alarm, listrik, internet, AC, dan fasilitas keamanan.
• Persiapan kebutuhan operasional sebelum toko opening.
• Koordinasi fasilitas apabila terdapat relokasi atau penutupan toko.
• Pengamanan aset saat proses perpindahan/penutupan toko.
• Perizinan & Administrasi Umum
• Monitoring dokumen dan perizinan yang berkaitan dengan fasilitas dan operasional.
• Mengelola dokumen kendaraan perusahaan.
• Berkoordinasi dengan building management/mall.
• Memastikan kewajiban administrasi fasilitas dan operasional berjalan sesuai ketentuan.
• Budget & Cost Control
• Membuat budget GA.
• Monitoring biaya operasional GA.
• Mengontrol biaya maintenance, kendaraan, security, cleaning service, listrik, dan kebutuhan fasilitas lainnya.
• Membuat laporan realisasi biaya GA.
• Mencari efisiensi biaya tanpa mengganggu keamanan dan operasional toko.
• Penanganan Insiden & Emergency
• Menjadi PIC dalam penanganan masalah fasilitas dan kondisi darurat.

Membuat koordinasi apabila terjadi

• Kebakaran
• Gangguan listrik
• Kerusakan fasilitas
• Gangguan keamanan
• Kebocoran
• Gangguan CCTV/alarm
• Bencana atau kondisi emergency lainnya.
• Memastikan terdapat prosedur emergency dan jalur komunikasi yang jelas.
• Koordinasi Internal
• Berkoordinasi dengan HRD, Finance, Operasional, VM, IT, Security, Store Manager dan Area Manager.
• Menindaklanjuti kebutuhan GA dari masing-masing toko.
• Membuat laporan rutin kepada management.
• Memastikan kebutuhan operasional toko dapat diselesaikan dengan cepat dan terkontrol.