Personal Assistant (Surabaya)

Tanggung Jawab

Mengelola dan mengkoordinasikan jadwal harian direksi secara menyeluruh — termasuk agenda meeting, appointment, perjalanan dinas, dan seluruh kegiatan penting lainnya agar berjalan tepat waktu dan terorganisir.

Menyusun notulen rapat, laporan, rekap data, presentasi, dan berbagai dokumen pendukung yang dibutuhkan direksi dengan akurat dan tepat waktu.

Mengelola korespondensi direksi — termasuk surat masuk dan keluar, email, serta komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal — secara profesional dan responsif.

Mengkoordinasikan perjalanan dinas direksi secara end-to-end, meliputi pemesanan tiket, akomodasi, transportasi, dan penyusunan itinerary secara detail.

• Menjadi penghubung komunikasi yang profesional antara direksi dengan tim internal, klien, mitra bisnis, maupun pihak eksternal lainnya.
• Mengelola dan mengarsipkan seluruh dokumen penting direksi secara rapi, sistematis, dan mudah diakses kembali sesuai kebutuhan.

Membantu pengelolaan kebutuhan administratif direksi, termasuk pengajuan reimbursement, pengelolaan dokumen pribadi dan perusahaan, serta keperluan operasional lainnya.

• Mengantisipasi kebutuhan direksi secara proaktif, mengidentifikasi potensi masalah sejak dini, dan menyiapkan solusi sebelum diminta.
• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan maupun direksi dengan penuh integritas dan profesionalisme.

Mendukung kelancaran kegiatan profesional maupun personal direksi sesuai arahan, termasuk penanganan tugas mendadak yang bersifat fleksibel.Berkoordinasi dengan berbagai divisi internal untuk memastikan seluruh kebutuhan dan instruksi direksi ditindaklanjuti dengan baik dan tepat waktu.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan — diutamakan Manajemen, Administrasi Bisnis, Komunikasi, atau Sekretaris.
• Pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau Sekretaris Direksi.

Mampu mengelola jadwal kompleks, multitasking, dan bekerja di bawah tekanan dengan tetap tenang dan terorganisir.Memiliki kemampuan komunikasi yang baik secara lisan maupun tulisan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

Terampil menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace secara mahir.Teliti, rapi dalam administrasi dan pengarsipan dokumen, serta memiliki perhatian tinggi terhadap detail.

Proaktif, berinisiatif tinggi, dan mampu bergerak mandiri tanpa harus selalu menunggu arahan.

Memiliki integritas tinggi dan mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan maupun direksi.Berorientasi pada hasil, tidak mudah menyerah, dan memiliki semangat kerja yang tinggi dalam menghadapi tantangan.

• Memiliki growth mindset — terbuka terhadap masukan, adaptif terhadap perubahan, dan memiliki kemauan belajar yang tinggi.
• Memiliki rasa tanggung jawab, loyalitas, dan komitmen yang kuat terhadap pekerjaan.

Berpenampilan profesional, bersikap sopan, dan menjunjung tinggi etika kerja yang baik.Mampu bekerja secara mandiri maupun berkolaborasi lintas divisi dengan baik.