Sekretaris

Deskripsi pekerjaan Sekretaris Vape on Indonesia

JOBDESK

• Mengatur, menyaring, dan mengelola jadwal, agenda, serta kegiatan Direktur secara efektif.
• Menyusun, mengelola, dan mendistribusikan surat, email, serta dokumen resmi perusahaan.
• Menerima dan menangani tamu penting, mitra bisnis, maupun klien yang berhubungan dengan Direktur.
• Menyiapkan laporan, presentasi, serta data pendukung yang dibutuhkan Direktur.
• Mempersiapkan ruang rapat, perlengkapan meeting, serta membuat notulen rapat secara akurat dan tepat waktu.
• Mengoordinasikan perjalanan dinas Direktur, termasuk pemesanan tiket, transportasi, akomodasi, dan penyusunan itinerary perjalanan.

Mengurus kebutuhan administrasi perjalanan internasional Direktur, termasuk proses pengajuan VISA dari awal hingga selesai, serta memastikan seluruh dokumen pendukung terpenuhi sesuai persyaratan negara tujuan.

• Membantu melakukan monitoring dan tindak lanjut pekerjaan lintas divisi sesuai arahan Direktur.
• Mengorganisir, mengelola, dan memelihara sistem pengarsipan dokumen fisik maupun digital agar mudah diakses dan terjaga kerahasiaannya.
• Memastikan seluruh kebutuhan operasional dan administrasi Direktur berjalan efektif, rapi, dan tepat waktu.
• Menangani pekerjaan yang bersifat mendesak (urgent) dan dinamis dengan tingkat akurasi serta kerahasiaan yang tinggi.

KUALIFIKASI

• Pendidikan minimal S1 jurusan Sekretaris, Administrasi Bisnis, Manajemen atau bidang terkait
• Memiliki pengalaman minimal 1-3 Tahun di posisi Sekretaris, khususnya dalam memberikan dukungan eksekutif
• Menguasai Microsoft Office, Google Workspace serta Software tertentu lainnya
• Kemampuan berkomunikasi yang baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
• Kemampuan bahasa asing lainnya menjadi nilai tambah
• Memiliki keterampilan negosiasi yang baik
• Mampu bekerja multitasking dan mobile