Sekretaris

Deskripsi pekerjaan Sekretaris MJSolution Indonesia

Tujuan Posisi

Posisi Personal Assistant bertujuan untuk mendukung pimpinan/eksekutif dalam pelaksanaan tugas administratif, koordinasi komunikasi, dan pengelolaan waktu agar kegiatan operasional dan strategi organisasi berjalan efektif, efisien, dan terorganisir.

Deskripsi Pekerjaan

• 1.Mengelola kalender, jadwal pertemuan, janji temu, rapat, dan aktivitas atasan.
• 2.Menyusun dan mengatur perjalanan dinas/travel: pemesanan tiket, akomodasi, transportasi, serta membuat itinerary.
• 3.Menyaring dan mengelola komunikasi masuk: telepon, e-mail, surat, pesan, bertindak sebagai “gate-keeper” atasan.
• 4.Menyiapkan laporan, presentasi, briefings, notulen rapat, dokumen administratif lain.
• 5.Mengatur sistem arsip / dokumen fisik dan digital agar mudah diakses dan tertata.
• 6.Membantu tugas‐tugas pribadi atau operasional tambahan.
• 7.Memastikan kerahasiaan dan integritas dalam menangani informasi sensitif.
• 8.Bekerja secara proaktif, mengantisipasi kebutuhan atasan, menyelesaikan masalah sebelum menjadi hambatan.

Kualifikasi

• 1.Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi Perkantoran, Manajemen, Sekretaris, dll.
• 2.Mempunyai pengalaman asisten pribadi/sekretaris menjadi nilai tambah.
• 3.Mempunyai manajemen waktu yang baik dan mampu mengelola banyak tugas sekaligus dan memprioritaskan dengan baik.
• 4.Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang baik, termasuk kemampuan dalam menangani stakeholder internal/eksternal.
• 5.Mahir menggunakan perangkat lunak kantor (Microsoft Office, Google Workspace), serta alat kolaborasi digital.
• 6.Disiplin, teliti, dan mampu menjaga kerahasiaan informasi serta bertindak dengan integritas tinggi.
• Fleksibilitas dan kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan situasi.